Maggiore produttività e pazienti soddisfatti: come migliorare la gestione delle chiamate nel centro medico

Gestione delle chiamate nel centro medico: come aumentare produttività e prenotazioni con MioDottore Phone

La gestione delle chiamate è ancora oggi uno dei principali punti di contatto tra paziente e struttura.

Ogni giorno, il centralino di un centro medico gestisce richieste di informazioni, prenotazioni urgenti, modifiche agli appuntamenti e chiarimenti sulle prestazioni. Quando queste chiamate non ricevono risposta, però, il rischio è concreto: perdere prenotazioni e compromettere l’esperienza del paziente fin dal primo contatto.

Una gestione telefonica non strutturata può tradursi in:

• chiamate perse
• attese prolungate
• difficoltà nel ricontatto
• sovraccarico del personale di segreteria

Con un impatto diretto non solo sull’organizzazione interna, ma anche sul tasso di conversione delle richieste in visite effettive.

Chiamate perse = opportunità perse

Ogni telefonata senza risposta rappresenta una potenziale prenotazione mancata. Senza strumenti per tracciare e analizzare le richieste in ingresso, diventa difficile sapere quante chiamate vengono perse, quando si concentrano i picchi di richieste e quali contatti si trasformano realmente in prenotazioni. Questo rende la gestione telefonica una vera e propria “zona cieca” per l’organizzazione, dove il rischio di disservizio è alto.

È proprio qui che entra in gioco MioDottore Phone, il sistema pensato per rendere più semplice e preciso ogni contatto telefonico.

MioDottore Phone: dal centralino alla gestione delle prenotazioni

 MioDottore Phone permette di gestire le chiamate integrandole direttamente con l’Agenda MioDottore. Grazie al sistema, ogni contatto è associato al paziente, registrato automaticamente nel gestionale e facilmente rintracciabile in caso di ricontatto.

In questo modo, le segreterie possono organizzare il lavoro senza rischiare errori o appuntamenti mancati, monitorare le performance del front desk e identificare rapidamente i nuovi pazienti.

MioDottore Phone trasforma quindi il centralino in uno strumento strategico, riducendo le chiamate perse e migliorando l’esperienza complessiva dei pazienti. 

L’esperienza di Eurofins Lamm: la testimonianza di Egizia Mazzoni

Egizia Mazzoni, Medical Manager di Eurofins Lamm, racconta come prima di adottare MioDottore Phone il team gestisse le chiamate senza una vera distribuzione delle responsabilità. Ogni richiesta veniva raccolta da chiunque fosse disponibile, rendendo difficile tracciare lo stato delle prenotazioni o verificare se le informazioni fossero correttamente inserite nell’Agenda MioDottore. I pazienti incontravano problemi nel contattare la struttura, spesso arrivavano in sede per segnalare disservizi, e la segreteria viveva momenti di sovraccarico.

Con MioDottore Phone, invece, il team ha potuto condividere la gestione delle chiamate, distribuire meglio il carico di lavoro e avere sempre sotto controllo ogni contatto ricevuto. Il risultato è stato un miglioramento significativo nell’organizzazione interna e nella qualità del servizio offerto ai pazienti, che ora possono essere ricontattati facilmente e con precisione.

Migliorare l’efficienza del front desk

 Ottimizzare la gestione delle chiamate significa ridurre lo stress del personale, aumentare la continuità operativa e migliorare la qualità del servizio, trasformando molte più richieste in prenotazioni effettive.

In un contesto in cui le aspettative dei pazienti sono sempre più alte, il telefono resta uno snodo cruciale per la prenotazione e la fidelizzazione. 

Domande e risposte dal webinar su MioDottore Phone

 Nella parte finale, la sessione Q&A ha toccato i temi più sentiti dai partecipanti: 

• MioDottore Phone può essere utilizzato in strutture con più sedi o con un centralino unico?
  Sì, come emerso anche dalla testimonianza di Egizia Mazzoni di Eurofins Lamm, MioDottore Phone può essere adottato sia da realtà che non dispongono ancora di un centralino, sia da strutture già organizzate con sistemi analogici o VoIP, intervenendo tramite integrazione o sostituzione dell’infrastruttura esistente.
  
  
• L’introduzione del sistema richiede di modificare completamente il lavoro del front desk?
  No, l’obiettivo è adattarsi ai processi già in uso all’interno della struttura, migliorandone l’efficienza senza stravolgere le modalità operative del personale di segreteria nella gestione delle chiamate in entrata.
  
  
• Quali sono le tempistiche di attivazione di MioDottore Phone?
  In media, l’implementazione richiede dalle tre alle quattro settimane e prevede una fase iniziale di verifica tecnica, seguita dalla formazione del personale operativo e manageriale e dall’attivazione progressiva del sistema.
  
  
• MioDottore Phone è compatibile con centralini già presenti in struttura?
  Sì, il sistema è progettato per integrarsi con le tecnologie esistenti, mantenendo flessibilità rispetto all’organizzazione già in essere.
  
  
• È possibile gestire MioDottore Phone da smartphone?
  Trattandosi di un software in cloud con interfaccia web, il sistema deve essere utilizzato da desktop; tuttavia, può essere gestito anche da remoto tramite PC, permettendo al personale di operare in smart working qualora necessario.